Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Volleybalvereniging THOR houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt
• Verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren

Als volleybalvereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacybeleid vragen hebt, kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Leden

Persoonsgegevens van leden worden door THOR verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Ledenadministratie en verenigingsbeheer
• Registratie bij de Nederlandse Volleybalbond (Nevobo)
• Inning van contributie
• Communicatie over trainingen, wedstrijden en activiteiten
• Organisatie van wedstrijden en toernooien

Grondslag voor deze verwerking is:

• Het lidmaatschap bij de vereniging

Voor deze doeleinden kan THOR de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum en geslacht
• Adres, postcode en woonplaats
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• Pasfoto (voor spelerspas)
• Voor jeugdleden: contactgegevens ouder(s)/verzorger(s)

Bewaartermijn: Je gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van het lidmaatschap. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens maximaal 7 jaar bewaard voor de financiële administratie (wettelijke verplichting). Overige gegevens worden binnen 1 jaar verwijderd.

Sponsors

Persoonsgegevens van sponsors worden door THOR verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Facturatie sponsorbijdrage
• Informeren over activiteiten en ontwikkelingen van de vereniging

Grondslag voor deze verwerking is:

• De sponsorovereenkomst

Voor deze doeleinden kan THOR de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Naam contactpersoon
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Factuurgegevens

Bewaartermijn: Je gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de sponsorovereenkomst en daarna maximaal 7 jaar voor de financiële administratie.

Vrijwilligers

Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door THOR verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Interne communicatie en coördinatie
• Planning van taken en activiteiten
• Informeren over ontwikkelingen binnen de vereniging

Grondslag voor deze verwerking is:

• De vrijwillige medewerking aan de vereniging

Voor deze doeleinden kan THOR de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Bewaartermijn: Je gegevens worden bewaard gedurende de periode dat je actief bent als vrijwilliger.

Bestuursleden

Persoonsgegevens van bestuursleden worden door THOR verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Registratie bij de Kamer van Koophandel
• Interne en externe communicatie
• Uitvoering van bestuurstaken

Grondslag voor deze verwerking is:

• De bestuursbenoeming

Voor deze doeleinden kan THOR de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Kopie legitimatiebewijs (voor KvK-inschrijving)

Bewaartermijn: Je gegevens worden bewaard gedurende de bestuursperiode en daarna conform wettelijke bewaartermijnen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Nederlandse Volleybalbond (Nevobo): Voor ledenregistratie en wedstrijdadministratie
• Bank: Voor automatische incasso van contributie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvoor geen wettelijke grondslag bestaat. Met partijen die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. THOR blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij inschrijving van jeugdleden gaan wij ervan uit dat de ouder/verzorger die het lid inschrijft, toestemming geeft voor de verwerking van de gegevens.

Foto's en video's

Tijdens activiteiten van de vereniging kunnen foto's en video's worden gemaakt. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor publicatie op onze website en social media kanalen (Instagram, Facebook). Bij aanmelding als lid kun je aangeven of je hier bezwaar tegen hebt. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen met de ledenadministratie.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens THOR van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
• Alleen geautoriseerde personen binnen het bestuur hebben toegang tot persoonsgegevens

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of aan een andere partij.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op.

Laatst bijgewerkt: januari 2025